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Casos de la Vida Real

Caso #1 El Inventario Optimo

En una empresa, tenían un software instalado como prueba piloto. Con el fin de evaluar la efectividad del sistema, se cito una junta con el gerente general, financiero y de mercadeo. La gran pregunta era si debían instalar el software en las demás tiendas de su cadena.

Tomamos la oportunidad de demostrarles las herramientas que tiene el software para fijar Mínimos y Máximos de inventario. Para usar esta herramienta, hay varios pasos que son las siguientes:

1. Escoger el periodo de ventas a usar como base para fijar el inventario ideal. Para esto se toma en cuenta si se quiere un periodo ordinario o extraordinario. (Un periodo extraordinario para el zapato de niños sería la época de inicio de clases. Un periodo ordinario para el zapato de niños sería cuando ya haya pasado cierto tiempo desde el inicio de clases.) También, se toma en cuenta el largo del periodo a usar como base. (Generalmente, un periodo más largo representa mayor precisión en la estadística.)
2. Decidir el criterio que desea para el mínimo y el máximo ideal en inventario. Esto se expresa como "días de ventas", por ejemplo, uno podría decidir que quiere tener suficiente inventario en la tienda para cubrir un mínimo de 60 días de ventas, hasta un máximo de 90 días de existencia. En este caso el criterio para el mínimo es 60 días de ventas.
3. Por último, sólo se tiene que pedir al software que calcule el mínimo ideal. Después de hacer esto, podemos ver un reporte del mismo que incluye como dato de suma importancia, el monto a valor costo y precio de tener tal inventario.

Habían pasado 49 días del año, así que para hacer muy transparente la operación del software decidimos usar un mínimo de existencia de 49 días o sea, siete semanas de venta. Esto era muy transparente porque el mínimo iba a ser exactamente igual a la venta del periodo, salvo casos en que el sistema detecto que un artículo se había introducido como nuevo a mitad del periodo.

Permítame hacer dos aclaraciones a estas alturas:

1. El software lleva el historial de ventas por Talla / Modelo / Color, por lo que calcula un mínimo y máximo para cada Talla / Modelo / Color.
2. En el caso de esta empresa, como en la mayoría de las empresas se transporta mercancía de la bodega central a cada tienda por lo menos una vez a la semana. Por lo tanto siete semanas de suministro representa un margen de seguridad muy amplia.

El primer reporte era un reporte de artículos arriba del mínimo. En este caso el reporte nos enseño que los artículos que tenían una existencia arriba del mínimo tenían aproximadamente 7,700 piezas en existencia (no anote el número exacto) y que el mínimo ideal era de sólo 700 piezas. Esto quiere decir que tenían 7,000 pares de zapatos de más en su inventario. Siete mil pares de zapatos de los cuales no iban a vender un solo par en siete semanas. Traducido a dinero, si usamos un valor a costo de los zapatos muy bajo de $5.00 USD por par, podemos apreciar que tenían $35,000 USD invertidos en inventario, que no les iba a producir nada en 7 semanas, y ¡probablemente ni en 28 semanas! ¿A quien le interesa prestarle $35,000 USD a un banco sabiendo que no nos van a pagar ni un centavo de intereses?

Ahora bien, se podría argumentar que a falta de sistema electrónico de control de inventarios, no les queda otra opción más que estar sobre abastecidos de inventario...

El segundo reporte que corrí, era para ver que artículos había debajo del mínimo ideal. En este caso en números redondos, nos reporto, que había sólo 200 artículos en donde debería haber 2,200 artículos. Esto quiere decir que les faltaban en el inventario 2,000 artículos en ese momento. El resultado de esto sería que en las próximas siete semanas iban a perder la venta de 2,000 pares de zapatos. Otra vez tomando una utilidad mínimo de $5.00 USD por par, quiere decir que, ¡iban a perder $10,000 USD de probables utilidades en las próximas siete semanas!

La conclusión unánime de todos los gerentes en esta reunión era que no podían NO tener este software en todas sus tiendas. ¡Les resultaba muy caro no tener el software analizando y distribuyendo su inventario!

El inventario ideal que calculaba el software en este caso era de 2,900 pares. (Los 700 pares que estaban sobre surtidos y los 2,200 pares que estaban con un surtido debajo del ideal.) Aún cuando por margen de seguridad tuviéramos 3,500 pares en la tienda y que el costo de estos fuera $10.00 USD por par tendríamos una inversión de $35,000 USD en la tienda. Al tener la mercancía correcta en la tienda, tendríamos la venta de los 2,900 pares (otra vez los 700 que estaban sobre surtidos y los 2,200 pares que estaban con un surtido debajo del ideal.) Calculando un margen bruto de utilidad de $5.00 USD por par (margen del 33% sobre precio), tendríamos utilidades de $14,500 USD en las próximas siete semanas.

Ahora, no necesitamos saber mucho del negocio de venta al detalle para saber que el tener $35,000 USD invertidos sin utilidades en siete semanas es un mal negocio. Por otro lado, si sobre una inversión de $35,000 USD tenemos utilidades de $14,500 USD en siete semanas (más de $2,000 USD por semana), entonces tenemos un buen negocio.

Si a usted le interesa optimizar el inventario, las ventas y las utilidades en su negocio de venta al detalle, no deje de llamarnos para hacer una cita. Nuestro software puede mejorar su negocio.

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